PENGENALAN ORGANISASI

I.  ORGANISASI

A.  Pengertian

Organisasi berasal dari kata organ (sebuah kata dalam bahasa yunani) Yang berarti alat. Adanya satu alat saja belum menimbulkan organisasi setelah di atur dan  dikombinasikan dengan  sumber-sumber lainnya  seperti manusia, bahan-bahan dan sebagainya. Timbulnya keinginan untuk mengadakan kerjasama secara efisien, efektif untuk mencapai tujuan tertentu merupakan langkah awal membentuk suatu organisasi. Organisasi sebagai suatu bentuk dan hubungan yang mempunyai sifat dinamis, dalam arti dapat menyesuaikan diri kepada perubahan, pada hakekatnya merupakan suatu bentuk yang dengan  sadar diciptakan manusia  untuk  mencapai, tujuan yang sudah diperhitungkan. Hal ini menunjukkan bahwa hakekat  organisasi itu bukanlah sebuah kumpulan semata-mata, tetapi juga menciptakan suasana kerja yang baik atau usaha mengadakan pembandingan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

B. Fungsi Organisasi

Organisasi dibentuk dan dijalankan harus mengarah pada tujuan yang akan dicapai sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi  adalah untuk mencapai tujuan kerja yang dinginkan secara bersama-sama dengan metode atau sistim yang telah disepakati bersama.

Sebagai pedoman pelaksanaan fungsi ini, dikenal struktur organisasi ; yakni suatu kerangka tertentu yang dipakai untuk menunjukan pola hubungan antar anggota organisasi, agar dapat bekerja bersama-sama secara harmonis. Dalam ilmu manajemen dikenal berbagai bentuk dasar dari struktur organisasi yang ditinjau dari jalur wewenang, yakni organisasi garis, organisasi fungsional, dan organisasi dan staf.

Struktur organisasi garis adalah suatu bentuk organisasi yang wewenang dan tanggung jawab mengikuti jalur atau garis vertikal. Artinya seorang atasan (kepala bagian), misalnya mempunyai wewenang pada bawahan yang ada dibagiannya, atau sebaliknya seseorang hanya bertanggung jawab pada satu orang atasan saja.

 struktur organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :         

Gambar  1.  Skema Struktur Oragnisasi Garis

Struktur organisasi garis dan staf merupakan penyempurnaan bentuk organisasi garis diatas. Organisasi ini timbul bila pimpinan merasakan kesulitan dalam memecahkan persoalan-persoalan sendiri dan perlu bantuan seorang staf.. Secara skematis dalam staf dapat digambarkan sebagai berikut :

   

Gambar  2.  Skema Struktur Organisasi dan Staf

Struktur fungsional adalah bentuk lain dari struktur organisasi yang penyusunannya didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Seperti pemasaran, keuangan, produksi dan administrasi. Berbeda dengan struktur organisasi garis, disini seorang anggota tidak bertanggung jawab kepada satuan atasan saja. Pimpinan mempunyai wewenang pada satuan-satuan orgnisasi dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu (beberapa bagian). Ia berhak memerintah semua pelaksana (Anggota) diberbagai bagian, selama masih menyangkut bidang kerjanya.

Secara skematis stuktur organisasi ini dapat digambarkan sebagai berikut :

   

 

Gambar  3.  Skema Struktur Organisasi dan Staf

Meskipun telah diuraikan adanya macam-macam struktur diatas, tetapi perlu dibicarakan bagaimana atau atas dasar apa struktur organisasi dibentuk, pada dasarnya penyusunan struktur organisasi dapat dijalankan berdasarkan fungsi, produk, wilayah, dan langganan. Penyusunan struktur organisasi (disebut pula dengan Departementasi) berdasarkan fungsi dilakukan dengan melalui pengelompokan fungsi-fungsi yang sama. Fungsi-fungsi yang sama tersebut. Kemudian diletakan dalam satu unit atau bagian organisasi.

C.  Faktor-Faktor  Penting dalam Organisasi

            Ada empat faktor penting dalam sebuah organisasi. Faktor-faktor ini sangat mempengaruhi jalannya sebuah organisasi. Dan masing-masing saling berkaitan sehingga tidak dapat dipisahkan dari masing-masing tersebut walaupun faktor-faktor tersebut memiliki bidang atau karakter dan fungsi yang berbeda-beda. Keempat faktor tersebut antara lain  :

a)      Manusia                                                    

b)      Uang                                                         

c)      Bahan dan Alat

d)      Metode                                                                                         

                                               

MANUSIA tidak saja berperan sebagai pelaksana. tetapi sekaligus juga sebagai tujuan akhir sebuah organisasi. Masalah etika dan moral sangat penting dalam menjalankan sebuah organisasi.

                                                                                   

UANG merupakan unsur yang penting untuk menjalankan sebuah organisasi.

BAHAN DAN ALAT merupakan salah satu faktor pendukung yang sangat penting untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan. Misalnya gedung sekretariat dan perlengkapan kesekretariatan.

METODE atau cara adalah faktor keempat, meliputi ide- ide atau inisiatif yang bersifat membangunan, pengambilan keputusan, penaggungan risiko yang ada ; dan sebagainya ; semua ini ditujukan untuk mengorganisir dan mengkoordinir faktor –faktor lain dengan baik.

II.  Manajemen

Arti dan Fungsi Manajemen

         Defenisi tentang manajemen diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee. Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari defenisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi yaitu :

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. Pengkoordinasian

5. Pengawasan

kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiatan. Semua ini dimaksudkan agar kegiatan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Gambar 3 memperhatikan bahwa mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen tersebut dimulai dengan adanya keinginan, kebutuhan serta informasi. Adanya keinginan dan kebutuhan mendorong seseorang untuk melakukan suatu kegiatan. Maksud tersebut akan lebih terdorong untuk dilakukan bilamana telah tersedia sejumlah informasi.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan ; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :

a.       Apa

b.      Bagaimana

c.       Mengapa dan

d.      Kapan akan dilakukan

Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggungjawaban masing-masing kegiatan.

Mereka (pelaksana organisasi) terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam keinginan, kebutuhan serta pola berpikir yang berbeda-beda. Meskipun sudah diorganisir didalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan seseorang searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlulah diadakan pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

III.  Komunikasi

Komunikasi adalah kegiatan-kegiatan untuk saling memberi keterangan dan ide secara timbal balik, dan diperlukan dalam setiap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam suatu organisasi pada dasarnya terdapat tiga macam keterangan-keterangan dan ide-ide yang secara struktural mengalir yaitu :

1.      Yang disampaikan oleh pimpinan, kegiatannya disebut komunikasi bawah (down ward communication). Keterangan-keterangan dan ide-ide yang berasal dari pimpinan dapat dibedakan :

a.       Instruksi atau petunjuk (instruction)

b.      Keterangan umum (genaral information)

c.       Perintah (order)

d.      Teguran (reproot), dan

e.       Pujian (recommandation)

2.      Yang disampingkan oleh bawahan, kegiatannya disebut komunikasi keatas. (upward cummunication).keterangan-keterangan dan ide-ide yang berasal dari bawahan dapat dibedakan:

a.       Laporan (report), dan

b.      Keluhan, pendapat dan saran (complait opnion, sugestion)

3.      Yang disampingkan oleh dan untuk para anggota organisasi kegiatannya disebut komunikasi mendatar (horizontal communication).

Bentuk-bentuk komunikasi mendatar antara lain :

1.      Pemeriksaan ulang secara berturut-turut untuk memperoleh persetujuan (consequential review and clearance).

2.      Pemeriksaan ulang secara bersama-sama untuk memperoleh persetujuan (conturent review and clearance).

Dari ketiga bentuk atau ketiga macam komunikasi itu yang menjadi dasar untuk menyelenggarakan dan pengawasan organisasi umumnya adalah komunikasi ke bawah (down ward communication). Oleh karena itu pimpinan harus senantiasa memberikan penjelasan-penjelasan dan keterangan-keterangan mengenai hal-hal yang seharusnya diketahui oleh bawahan, agar bawahan tidak merasa dirinya dibedakan dari yang lain.. Dengan demikian apabila komunikasi ke atas diserta kemonikasi mendatar, maka akan tercipta komunikasi yang bersifat two way traffic yang terkoordinasi dan bergerak sebagai suatu kesatuan menuju satu  tujuan. Sebagai pegangan dalam pemberian perintah, hendaknya didasarkan pada beberapa asas antara lain :

1.      Perintah harus mudah, dan dapat dimengerti.

2.      Perintah harus tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

3.      Perintah harus sesuai dengan kepentingan atau fungsi yang diperintahkan

4.      Perintah harus sesuai dengan kemampuan yang diperintah. 

–––––––OOOOOOOOOO SekiaN OOOOOOOOOOO––––––––